IMage documents

Depuis la mise en application du Règlement de formation continue obligatoire des ingénieurs forestiers, le 1er avril dernier, nous avons remarqué que ce qui entoure les pièces justificatives aux formations génère des interrogations. Pour éclaircir la question, nous désirons porter à votre attention une première mise à jour du document : Formation Continue obligatoire - Le Guide

En premier lieu, il est important de spécifier que la pièce justificative est un document original ou une copie qui permet d’informer sur la formation que vous avez suivie. Qu’elle ait été émise par l’entreprise formatrice, l’organisme organisateur ou par votre employeur attestant que vous avez bel et bien participé à l’activité de formation, elle convient si elle informe sur votre participation à la formation et son contenu.

  • Elles doivent permettre d'identifier :

  • - le titre de l’activité
  • - le nom du fournisseur
  • - sa date
  • - sa durée
  • - son contenu (courte description du sujet de l’activité)
  • et
  • - une attestation de votre réussite ou de participation.
 
L’attestation de réussite ou de participation est absolument nécessaire pour confirmer que vous avez participé à l’activité. C’est une pièce essentielle pour justifier que vous avez bien suivi la formation. Que ce soit dans les formats courriel, lettre, relevé de notes officiels, copie du registre de présence ou certificat, ils sont tous acceptés. Les autres pièces justificatives viennent en appui pour donner des détails sur le contenu.

Voici des exemples de pièces justificatives qui sont retenues pour les activités structurées, dont les cours, colloques, conférences, ateliers ou séminaires :

  1. - Certificat de réussite ou relevé de notes;
  2. - Attestation de participation ou de présence;
  3. - Présentation PPT de la formation;
  4. - Programme officiel d’un colloque et confirmation d'inscription;
  5. - Registre des présences de votre employeur (nom, date et signature);
  6. - Lettre du formateur/fournisseur attestant de votre participation à l’activité;
  7. - Lettre signée par votre supérieur attestant de votre présence à l’activité (avec votre nom, celui du formateur, le thème de la formation, la date et sa durée).

Pour les formations autonomes, les pièces justificatives suivantes sont acceptées:

Agir à titre d’enseignant, de conférencier ou de formateur

- Plan de cours;
- Lettre signée par vous indiquant une estimation raisonnable des heures de préparation.

Rédaction d’un article ou d’un ouvrage publié

- Copie de l’article publié avec la date de la parution;
- Lien vers la page Web où le texte rédigé peut être consulté.

Autoapprentissage

- Références de vos lectures, liens web;
- Lettre signée par vous indiquant une estimation raisonnable des heures.

Comité technique et participation à un projet de recherche

- Mandat du comité ou du projet de recherche;
- Procès-verbal de chaque rencontre;
- Lettre signée par votre supérieur attestant de votre présence aux réunions (doit inclure les dates, le contenu et la durée des réunions);
- Lettre signée par votre supérieur attestant du nombre d’heures consacré au projet de recherche;
- Rapport produit par le comité technique;
- Résultats ou conclusions du projet de recherche.

Notez bien que les reçus de restaurant, de chambre d’hôtel ou des billets d’avion ne sont pas des pièces justificatives acceptées. Ces documents ne fournissent pas d’information sur la formation suivie.

Il est impératif de conserver vos pièces justificatives dans vos dossiers personnels, elles ne peuvent être téléchargées au portfolio. Elles sont demandées par l’Ordre lors d’une inspection professionnelle ou lors d’une vérification administrative de votre dossier de formation continue.

Comme nous sommes au début de cette nouvelle exigence, il se peut que votre employeur ou vous-même qui organisez une formation, un colloque, un webinaire ou un séminaire n’ayez pas encore développé le réflexe de demander ou de rédiger une attestation de présence aux participants. Il est possible d’en faire la demande à votre employeur, ou de les émettre après l’événement. S’il advenait que vous soyez incapable de rejoindre le comité organisateur ou la personne qui a préparé l’événement pour demander votre attestation de formation ou de présence à la formation, en dernier recours, vous pouvez l’ajouter dans la catégorie autoapprentissage.

Cette nouvelle exigence de l'Ordre n’est peut-être pas encore connue des organismes qui offrent des activités de formation. Si vous en faites la demande et exigez les pièces dont vous avez besoin pour votre dossier de pratique professionnelle, il y a fort à parier qu’il y aura ajustement de leur part. Dans le cas contraire, optez pour des organisations et des formateurs qui vous offrent ce service.

En terminant, nous vous remercions pour votre confiance dans cette nouvelle aventure. Les ingénieurs forestiers ont développé au fil du temps une culture de formation continue exceptionnelle et, à constater le nombre d’inscriptions d’activités de formation sur le Portail-OIFQ, votre réponse positive à cette nouvelle exigence est extraordinaire. Bonnes formations à toutes et à tous !

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